Как фотографу вести учёт клиентов и съёмок

Цифру приходится назвать раньше, чем появится опыт. Считать её от часа с камерой в руках не выходит: прибавляются дорога, отбор кадров, обработка и переписка, и на часовую съёмку уходит четыре-шесть часов работы.

1. Сложите расходы месяца, которые есть и без заказов (техника, подписки на обработку, интернет, реклама), и расходы на сами съёмки: аренду студии, дорогу, реквизит.
2. Решите, сколько часов съёмки готовы отработать за месяц: у фрилансера редко больше двадцати, каждый час тянет за собой четыре-пять часов обработки и разъездов.
3. Прибавьте налог: у самозанятого 4 % с денег от физических лиц и 6 % от компаний.
4. Разделите нужный доход вместе с расходами и налогом на эти часы. Получилась нижняя граница вашей цены.

Дальше сверьтесь с рынком: выпишите цену за час у десятка фотографов своего города с похожим портфолио. У начинающих в крупных городах встречается от двух до четырёх тысяч рублей, но разница между городами доходит до разов, проверяйте у себя. Ниже своей границы не опускайтесь даже ради портфолио: лучше отснять бесплатно и назвать это вслух.

Цену действующим клиентам поднимают заранее и одной строчкой: «С 1 сентября час съёмки стоит 4000 ₽. Всё, что забронировано до этой даты, снимаю по прежней цене».

Пока человек спрашивает цену, он переписывается с несколькими фотографами сразу, и каждая задержка сокращает его терпение: ответ через шесть часов, встречный вопрос вместо цифры, пауза на «сейчас посчитаю». Часть спросивших уходит молча.

Второе обнаруживается позже: ответ каждый раз пишется заново и немного по-разному, а в июне клиентка возвращается со скриншотом мартовской переписки. Лечится и то и другое одной заметкой, где ответ собран целиком: цена часа, минимум, что входит в стоимость, сколько кадров и в какой срок, какая предоплата.

В ту же заметку записывайте каждого, кто спрашивал: имя, дата, тип съёмки, чем закончился разговор. Часть тех, кто ответил «я подумаю», возвращается через месяц-другой, и вы уже не помните названную цену. Тем, кто пропал, напишите сами через неделю-полторы.

Дальше начинается обсуждение, и оно расползается: референсы летят в чат вперемешку с вопросами, место обсуждается голосовыми, количество образов откладывается до «по ходу решим». Накануне приходится перечитывать сотню сообщений, и большую часть этой переписки заменяет список вопросов, отправленный разом.

Итог соберите в одно сообщение: что снимаем, где, сколько образов, что клиент приносит сам, и попросите подтвердить. Референсы складывайте в отдельный альбом галереи, по альбому на съёмку.

«Давайте в следующую субботу» без предоплаты чаще всего ничем не заканчивается: клиент считает, что записался, вы считаете договорённость предварительной и берёте на ту же субботу другую съёмку. Бывает и наоборот, когда вы держите день под человека, который передумал неделю назад.

Помогает жёсткое правило: бронь существует, когда получена предоплата и дата записана в календарь. Календарь телефона годится: в названии имя и тип съёмки, в описании телефон и деньги. Двойные брони случаются как раз тогда, когда одна съёмка в календаре, вторая в заметке, а третья в голове.

Условия переноса и отмены проговорите письменно до перевода денег: в споре переписка будет единственным, на что вы сможете сослаться.

Клиент вправе отказаться от услуги в любой момент и забрать деньги за вычетом того, что вы уже потратили: так устроен закон о защите прав потребителей, и строчка «предоплата не возвращается» его не отменяет. Договорённость держится на согласии сторон, а в споре разговор пойдёт о ваших фактических расходах.

Предоплата тоже расчёт, а значит, и чек: самозанятый формирует его в «Моём налоге» в день, когда пришли деньги, указывая название услуги вроде «услуги фотосъёмки» и сумму. Ссылку приложите к сообщению о брони, второй чек выбьете с остатком.

Переписки хватает для съёмки в парке за три тысячи. Договор или расписка нужны там, где выше сумма и больше участников: съёмка для компании, работа с визажистом и моделью, детский праздник. Пунктов немного: кто с кем договаривается, что снимаем, дата, место и длительность, сумма и порядок оплаты, срок передачи кадров, условия переноса и согласие на публикацию, без которого снимок нельзя выложить в портфолио (статья 152.1 Гражданского кодекса).

Продумайте и обратный случай: болезнь, поломка камеры, отменённая студией бронь. Здесь предоплата возвращается целиком, а с извинением стоит предложить две-три новых даты.

Памятку отправляют за два-три дня до съёмки, пока клиент ещё успевает погладить вещи и выспаться. Вот текст, в котором от съёмки к съёмке меняются дата, адрес и пара деталей.

Без такого текста клиенты пишут в одиннадцать вечера накануне: адрес, что надеть, что взять. Когда клиент пришёл без нужной вещи, дописывайте эту вещь в список.

Карта памяти оказывается полной на сороковом кадре, запасной аккумулятор остаётся дома на зарядке, адрес студии приходится искать в переписке по дороге. Вечером накануне голова занята другим, а чек-лист от съёмки к съёмке почти не меняется.

Утром клиент видит подтверждение и уже не пишет «а точно сегодня?». А если он собирался отменить, вы узнаете об этом в девять утра и успеете распорядиться освободившимся днём.

После съёмки клиент остаётся без новостей и не знает, когда ждать кадры. Одно сообщение в тот же вечер закрывает и это, и остаток оплаты.

Готовые кадры отдавайте ссылкой на облачный диск, папкой на каждую съёмку, а в строчке учёта оставьте отметку, когда к клиенту вернуться: детей снимают каждые полгода, семейные кадры заказывают перед Новым годом, годовщина свадьбы приходит через год.

Всё описанное выше собирается в пять вещей, и ни за одну не нужно платить:

• заметка с ответом о цене и списком тех, кто спрашивал;
• список вопросов клиенту, который уходит одним сообщением;
• заготовка памятки, где меняются дата и адрес;
• календарь телефона, куда бронь попадает вместе с предоплатой;
• альбом в галерее под референсы, по альбому на съёмку.

При двух-трёх съёмках в месяц эта связка закрывает весь путь.

Когда съёмок становится больше, следующей ступенью ставят таблицу, по строке на съёмку. Заводите её в облачном сервисе и вынесите ярлык на домашний экран: таблица, до которой добираются через компьютер, не заполняется.

• дата и время;
• имя и телефон клиента;
• тип съёмки и место;
• цена за час, длительность и итоговая сумма;
• предоплата, остаток и отметка, что чек выдан;
• статус: обсуждаем, забронировано, отснято, отдано;
• ссылка на альбом с референсами;
• когда написать в следующий раз.

Такой учёт клиентов даёт картину месяца: сколько броней впереди, кто внёс предоплату, сколько денег ожидается. Слабое место одно: таблицу заполняют руками, и после каждой правки о ней нужно вспомнить.

Понять, что подручные средства кончились, можно по нескольким приметам:

• сведения об одной съёмке лежат в четырёх местах: чат, календарь, таблица, альбом;
• при переносе даты её правят везде, и календарь с таблицей однажды расходятся;
• клиенты переспрашивают адрес и время, потому что сообщение утонуло в чате;
• вопрос «сколько броней и денег в ближайший месяц» требует получаса раскопок.

Если дело дошло до поиска программы, примеряйте её к описанному пути. В системах для отделов продаж есть сделки и этапы, но нет ни памятки клиенту, ни мудборда, и держать их придётся отдельно. Смотрите, лежат ли дата, деньги, чек-лист и референсы в одной карточке съёмки и может ли клиент сам посмотреть время и адрес.